El pasado 25 de mayo entró en vigor la nueva Ley de Protección de Datos (RGPD). Este reglamento llega cargado de obligaciones más estrictas para las personas o programas encargadas del tratamiento de datos personales, de nuevos derechos para los propietarios de dichos datos y de sanciones que pueden llegar incluso a los 20 millones de euros.
La nueva Ley de Protección de Datos es de obligado cumplimiento para organizaciones, empresas, entidades y autónomos que hagan uso de datos personales a nivel comercial. Por tanto, la Ley de Protección de Datos no ataca directamente a las comunidades de propietarios.
No obstante, se deben tener en cuenta determinados factores, especialmente cuando un administrador de fincas es el encargado de gestionar los datos personales de los propietarios.
¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos a las comunidades de propietarios?
La actual Ley de Protección de Datos no estable ningún límite respecto a los datos de los propietarios que pueden tratarse en las comunidades de propietarios. Sin embargo, el tratamiento de estos datos debe ceñirse a las necesidades básicas de la gestión de comunidades de propietarios, sin añadir datos irrelevantes para esta actividad.
Con la Ley de Protección de datos ya no es necesaria la notificación a la Agencia Española de Protección de Datos de la inscripción o de notificación de cualquier fichero. Sustituyéndose esta obligación por la de llevar un registro de las actividades de tratamiento. Este registro solo es obligatorio para empresas u organizaciones de más de 250 empleados. Por tanto este punto de la Ley de Protección de Datos no afecta a las Comunidades ni a los Administraciones de Fincas en general. De esta forma las comunidades de propietarios no tienen tampoco la obligación de contar con un delegado de protección de datos, a diferencia de otras organizaciones más numerosas y con fines comerciales.
De igual manera, la Ley de Protección de Datos no obliga a cambiar el responsable del tratamiento de la información ni el encargado. Sigue siendo la Comunidad de Propietarios la que se encarga de tratar los datos personales, y los administradores de fincas los encargados.
La nueva Ley de Protección de Datos y los administradores de fincas
Los administradores de fincas, como encargados de los datos personales de los propietarios, sólo podrán acceder a dichos datos con el objeto de prestar su servicio a la comunidad. No podrán en ningún caso aprovecharse de los datos personales de la comunidad de propietarios para otros asuntos que no estén dentro de esta actividad. Como por ejemplo, el robo de datos para empresas de publicidad.
Si se necesite utilizar estos datos para una actividad que no esté relacionada con su servicio como administrador de fincas y se encuentren fuera de la Ley de Propiedad Horizontal, se deberá contar previamente con el permiso y consentimiento de cada uno de los propietarios de dichos datos personales. Según la Ley de Protección de Datos, este consentimiento ser expreso e inequívoco.
Por otra parte, la relación existente entre el administrador de fincas y la comunidad de propietarios deberá constar por escrito, según se establece en el artículo 28 de la misma.
Los administradores de fincas tendrán la labor de asesorar a las comunidades de propietarios sobre el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos. Éstos deberán basarse en la aplicación del principio de calidad de los datos, añadiendo únicamente los datos necesarios para el correcto funcionamiento de la Comunidad y de conservación de datos. Además, los datos personales se eliminarán en cuanto dejen de ser necesarios para estas actividades.
Deberá tenerse en cuenta el deber de secreto, tanto por los componentes de la Junta de Gobierno, como por los administradores fincas. De esta forma no se podrá revelar ningún tratamiento que se haga de los datos personales, subsistiendo la obligación incluso habiendo terminado la relación profesional con la comunidad.
Cámaras de vigilancia en comunidades de propietarios
En lo que se refiere a las cámaras de vigilancia en las comunidades de propietarios, no existe nueva modificación. Por tanto, se siguen los mismos criterios establecidos hasta la fecha.
Las comunidades de propietarios deben colocar la nueva placa informativa sobre las cámaras de vigilancia en todas las puertas de acceso de las comunidades que tengan instaladas cámaras. De esta forma se cumplirá con la Ley de Protección de Datos y se evitarán posibles sanciones.
Las personas con acceso a las imágenes que grabe la cámara de seguridad deben hacer constar por escrito que cuentan con tal acceso.