Gestionar una comunidad de propietarios no es tarea sencilla. Y más si tenemos en cuenta que todos los vecinos y propietarios tienen sus vidas, sus trabajos y sus familias. Por lo que sacar todo el tiempo que se requiere en la gestión de una comunidad de propietarios es casi imposible. Por, y para eso, existen los administradores de fincas; Unos profesionales dedicados exclusivamente a gestionar una comunidad de propietarios con éxito y lograr que todo marche sobre ruedas.
Pero contratemos, o no, a un administrador de fincas para gestionar una comunidad de propietarios, a continuación os damos algunos consejos para hacerlo con éxito.
Constituye la comunidad de propietarios de forma legal
Para que una comunidad pase a ser una auténtica Comunidad de Propietarios, se deberán hacer los trámites necesarios para legalizarla.
Para legalizar una comunidad de propietarios primero deberán reunirse todos los propietarios. Tanto de los pisos, o viviendas, como de los posibles locales comerciales. En esta reunión se repartirán los cargos que formen la Junta de propietarios y se redactará con acta que reúna los acuerdos y los estatutos de la comunidad.
De igual manera se deberá legalizar el libro de Actas y se tendrá que obtener el NIF de la comunidad de propietarios.
La función de crear una comunidad de propietarios es velar y trabajar por defender los intereses comunes de todos los propietarios.
Como este paso requiere una entrada de nuestro blog dedicada exclusivamente a este tema, lo profundizaremos próximamente. Además, aconsejamos la contratación de un administrador de fincas también para gestionar este paso de forma correcta.
Una vez establecida legalmente, podremos seguir con los demás pasos para gestionar una comunidad de propietarios con éxito.
En España, las comunidades de propietarios están gestionadas legalmente por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). La cual solemos mencionar en nuestros posts. En el caso de Cataluña, estas deben regirse por el Código Civil de Cataluña.
Cargos de la comunidad de propietarios
Cuando se establecen los cargos que se necesitan para gestionar la comunidad de propietarios, éstos deben ejercer las labores propias de cada cargo de forma responsable. Estos cargos tendrán que gestionar la comunidad de propietarios con una transparencia total. Por lo que a ser posible debemos nombrar a propietarios responsables y de confianza.
Lo mismo aplicamos al administrador de fincas, quien deberá gestionar la comunidad de propietarios facilitando siempre los contratos, las facturas y los gastos frutos de la gestión.
Tener las cuentas de la Comunidad al día, es otra de las claves para gestionar una comunidad de propietarios con éxito. Además de tener todas las cuentas actualizadas, todos los propietarios deben tener acceso en cualquier momento a estas. De igual manera deberán poder acceder libremente a toda la documentación relativa a la comunidad.
Por ello es importante gestionar la documentación de manera ordenada y profesional. Para esta tarea existen muchas aplicaciones móviles o programas informáticos. Consulta con tu administrador de fincas para más información o contrata sus servicios en Administraciones Almendros.
Establecer reuniones periódicas para gestionar la comunidad de propietarios
Las Juntas de Propietarios y otras reuniones periódicas son muy importantes para informar a los propietarios de todos los asuntos de interés, cambios o sugerencias que se crean conveniente hacer.
Estas reuniones se dividen en dos tipos: Las juntas de propietarios ordinarias (que deben hacerse de manera obligatoria al menos una vez al año. Y sirven para aprobar presupuestos y cuentas) y juntas de propietarios extraordinarias (que son el resto de reuniones que se hacen de forma más periódica para tratar cualquier motivo relevante).
Ya hablamos en otra ocasión de la importancia del tablón de anuncios para hacer avisos a los vecinos y propietarios. Aquí también se pueden colgar las decisiones tomadas en las Juntas y el contacto de los propietarios con cargos dentro de la Comunidad de Propietarios.